注重规范管理、打造一流品牌

2006-03-14    作者：国信联合律师事务所律师 陈默      浏览数：14,019

（该文荣获广州市律师协会2005年度理论成果鼓励奖）

　　任何一个法律服务机构其生命线的长短或者说成功与失败，关键取决于是否具备务实有效的管理机制，在同一制度环境中，事务所的盈亏优劣，生死存亡，集中反映在其是否实施科学、规范的管理。
　　科学、规范管理是事务所一切工作的基础，任何外部环境的改善都不能取代事务所的规范管理。在新的历史时期，强化事务所规范管理已成为愈来愈多合伙人的共识。因此，依法治所、规范管理仍然是当前事务所的一项重要任务。
　　作为省内综合性较大型的律师事务所--国信联合律师事务所（以下简称“本所”）自1998年成立以来，在上级行政司法部门的正确指导和关心下，坚持“搭建一流平台、打造一流品牌”的经营理念，秉承“服务至上、勤勉尽职、追求公正”的服务宗旨，开拓创新、积极进取，规范管理、依法治所，在较短时间内，迅速成长为律师行业中上规模、上档次的律师事务所。2000年9月，本所被中华人民共和国司法部授予“部级文明律师事务所”的荣誉称号。2004年和2005年，本所参加广州地区律师行业协会组织的“规范管理奖”评比活动，连续两年荣获行业协会颁发的“规范管理奖”荣誉证书，这是本所自2000年以来获得司法部颁发的“部级文明律师事务所”荣誉称号的又一个重量级奖项。
　　毫无疑问，作为合伙制律师事务所，管理是否到位、是否规范，直接关系到律师事务所能否做强做大，能否稳步地健康发展！可以说，规范管理是律师事务所长治久安的生命线。六年多来，本所紧紧围绕“内强素质、外树品牌”的发展目标，不断完善内部管理机制，在案件管理、制度建设和执业教育等各个方面做了大量务实有效的工作，积累了一定的经验。下面就本所规范管理的具体做法作一些简单介绍，旨在抛砖引玉，亦希望借此机会与同行就律师事务所规范管理等课题进行学习交流，以共同推进广东律师行业的健康发展。
　　
　　一、建立科学、民主、团结、高效的管理架构，确保事务所健康稳定地发展。
　　作为一家较大型的律师事务所，要从根本上增强核心竞争力，提高服务质量和工作绩效，首先必须要有一个健康、民主的管理架构。本所自1998年成立以来，就积极提倡民主集中制的管理手段。我们知道，独裁式的管理体制虽然在事务所起步阶段发挥重要作用，但由于占支配地位的合伙人过于大权独揽，缺乏与其它合伙人的良好沟通，同时，由于受个人的认识所限，占支配地位的合伙人很可能在事务所的发展过程中决策失误而难于保证事务所的健康发展。而纯粹民主化的管理体制虽然可以保证合伙人完全参与，但这种大民主的机制下，就无法避免决策效率的缓慢和低下，导致每一项决策的实施步履维艰，协调成本过高。鉴于独裁制和纯粹民主制的弊端，我们经过多年的探索，总结出了“民主集中制”的管理经验：就是在最高决策机构的合伙人会议中，再选举产生由主任、财务执行合伙人、行政执行合伙人、执业管理合伙人、监事合伙人共五人组成的管理委员会作为本所的日常管理机构，同时，对每个合伙人的权限、职责和义务都作了明确的细分。如监事合伙人的职责是对执行合伙人、律师执行合伙人决议时违反法律、法规或者事务所章程的行为进行监督，并将处理意见以书面形式提交合伙人会议讨论；当执行合伙人、律师、行政人员的行为损害事务所的利益时，应立即加以制止和要求其限期纠正，并将处理意见以书面形式提交合伙人会议讨论；检查事务所年度预算外开支的执行及使用情况；检查事务所发展基金及风险基金的执行及使用情况等。此外，为加强本所日常行政管理及内部协调工作，减轻合伙人管理事务所的负担，以便腾出更多时间和精力做好法律事务，我们还聘请了一名企业管理人才担任本所合伙人会议秘书及行政主管，专门负责本所日常行政办公管理、落实合伙人会议决议、协调和处理内部矛盾等相关工作。在几年的实践过程中，我们认为这种管理体制兼顾了“民主”和“集中”两个方面，既充分体现了“分工明确、责任落实”原则，又体现了“责、权、利”相一致的原则，避免了“厚此薄彼、顾此失彼、权责不清、纷争扯皮”的尴尬局面，从根本上保障了本所各项重大决策的公正、务实和高效以及各项决策的贯彻落实，确保了本所朝着健康稳定的目标发展。
　　
　　二、建立和健全事务所各项管理办法，规范管理、依法治所。
　　本所在发展过程中，不断总结，不断创新，针对事务所存在的不足及实际需要，建立和落实了多项管理制度：
　　首先是健全和落实了律师业务管理制度，包括《律师业务收、结案管理制度》、《档案立卷归档及管理制度》及《律师事务所印章管理制度》。2004年起，本所重新规范案件管理流程，对律师的案件受理、案件登记、收费及结案材料归档等各个环节均作了新的规定，与过去相比，我们在案件管理及公章使用等环节有了很大改进，一是制订了更为规范的案件管理工作流程；二是完善了计算机案件管理信息系统；三是建立了律师收案备忘库；四是强化了本所对律师执业、办案程序的监督，抓住收案、办案、结案三个环节，做到统一收案、统一审批、统一收费和统一归档。
　　目前，律师在收案之前必须进入计算机案件管理系统并录入相关案件资料，录入完毕后按系统要求打印《收结案登记表》送合伙人审批；结案时，律师也必须将《收结案登记表》送合伙人审批后附在结案材料上。在公章的使用及管理方面，本所指定专人监管，凡涉及需盖公章的各种文书，大至法律意见书、所函，小至介绍信都必须对照委托合同或《收案登记表》并按规定履行登记手续，同时，报事务所主任或其它主管合伙人审批后，方可加盖印章。
　　其次是健全和落实了《人事管理制度》和《绩效考核及奖惩制度》。为加强本所人事管理工作，建立和健全用人与绩效挂钩相结合的制度，体现“奖勤罚懒”、“人尽其才”的原则，2003年开始，本所在同行业中第一个制定和施行《绩效考核及奖惩制度》，根据律师事务所的行业特点，我们把员工的考核内容划分为工作态度、工作能力和工作绩效三大方面。其中，执业律师的考核要素包括
　　设定和完成目标的能力、专业知识、自我驱动能力、承担责任和风险程度、责任心、是否诚实守信、与客户协调及沟通能力、制订计划能力、对客户服务态度、客户满意度、年度创收情况、遵守职业道德及执业纪律情况、客户投诉情况等。行政人员考核要素包括遵守法律法规及规章制度情况、对律师及客户的服务态度、接受反馈和批评的能力、诚实守信程度、工作的坚定性、专业知识、亲和力、自我驱动力、制订计划能力、工作效率、责任心、协调沟通能力、设定和完成目标的能力、团结协作精神、律师满意度、投诉情况等。绩效考核由行政部在每年12月份组织落实，合伙人会议根据员工绩效考核结果作出奖惩措施，同时，将考核情况录入员工人事档案。两年来，本所通过实施员工绩效考核制度，基本达到以下目的:一是在提高了员工的责任心和事业心，形成了良性的循环管理机制；二是准确地测评每个员工的工作绩效；三是清楚地了解员工的缺点和不足；四是能够有效地激励员工去发扬好的、纠正错的；五是可以及时地给员工以测评结果的反馈，让他们知道自己的问题所在；六是有一个连续性的、跟踪性的记录，以便于员工今后的发展、自我完善和自我调整等。
　　第三是健全了《律师事务所律师过错责任认定及赔偿办法》、《发展基金的提取及使用办法》、《防止利益冲突办法》、《律师投诉及处罚办法》、《事务所信用档案制度》、《党支部工作制度》、《律师事务所图书资料管理制度》、《事务所公共场所管理办法》、《培训基金的设立及使用办法》、《律师事务所所刊管理办法》、《计算机设备使用管理办法》、《律师事务所实习律师管理办法》等十多项管理制度，这些制度的建立和健全，有力地保证了本所的各项管理工作更到位、更规范。
　　第四是针对过去合伙人管理层权责不清的现象，本所于2004年重新制定了《事务所管理架构权限、职责及实施办法》，从根本上明确了主任、其他合伙人对事务所的管理权限及职责，大大增强了合伙人对事务所管理的责任心。
　　第五是本所根据司法部《律师收费程序规则》以及省物价局、省司法厅联合颁布的《律师收费暂行规定》，进一步健全了《事务所的财务管理制度》。 2004年，本所在贯彻落实《财务管理制度》基础上，加强财会人员的品德教育和业务学习，同时，本所根据财务管理需要，设立了监事合伙人，定期对财务工作进行检查，确保了财务工作的规范化和合法化。由于制度健全，管理到位，基本消除了收案不登记，私自收费、收费不开具合法收据等违纪行为，事务所每年按照国家的有关政策，依法纳税，依时完税，从没发生偷税漏税等不良行为。
　　第六是健全了本所聘用人员的管理制度，凡聘用人员，本所一律与聘用人员订立劳动合同和办理社会保障。同时，健全了《业务学习、教育培训制度》，从制度上规范律师、聘用人员及实习人员的学习教育和培训指导工作，杜绝了非律师人员或非本所律师违规从事法律服务的现象。
　　第七是建立和健全了本所的公示制度，将律师职业道德及执业纪律的有关内容、律师收费的标准及程序、律师投诉的方式在本所国际互联网站公布，此举一则利于群众监督，二则可以提高律师的自律意识。
　　通过建立和健全以上各项管理制度，从根本上确立了本所规范管理，依法
　　治所的目标，为确保事务所健康持续地发展奠定了良好的基础。
　　
　　三、注重律师队伍的建设和管理，加强律师职业道德和执业纪律的教育，提高律师自律意识，规范律师执业行为。
　　多年来，本所认真贯彻落实上级司法行政部门的有关文件，注重律师队伍建设和管理，自始至终把律师职业道德和执业纪律教育工作放在首位，并根据本所存在的不足做了许多积极的工作，取得了良好的社会效果。
　　一是严格按照上级主管部门的要求，积极开展务实有效的学习教育活动，增强律师队伍依法执业的自律意识。为了规范律师的执业行为，加强诚信建设，根据司法部和省厅关于律师事务所开展集中教育整顿活动的任务和要求，本所组织全体律师、律师助理及行政人员到河源万绿湖开展了为期三天的学习教育整顿活动，在这次活动中，本所组织律师认真学习教育整顿有关文件，包括学习《律师和律师事务所违法行为处罚办法》、《律师执业道德和执业纪律》、《律师事务所违法行为处罚办法》和《律师法》、《律师行业正反两方面的典型材料》等有关规范性文件。为了提高全体律师对教育整顿的认识，我们还专门组织十多名律师上台发言，畅谈自己的学习体会。通过长达三天的教育整顿活动，律师们用心体会，用心感悟，深刻领会到学习教育整顿的重要性，从根本上端正了执业观和道德观，消除“自由主义”、“功利主义”和“拜金主义”等错误思想。
　　为了杜绝律师与法官之间可能存在的一些不正当的关系，改进本所律师的工作作风，提高律师廉洁自律的守法意识，本所还特别组织全体律师召开了贯彻落实司法部与最高人民法院关于《规范律师和法官相互关系维护司法公正若干规定》及加强党风廉政建设工作会议。为了真正达到学习教育之目的，我们还专门邀请了省司法厅厅长陈伟雄同志、省纪委秘书长张宇航同志、省司法厅副厅长黄武同志、省律师管理处处长梁震同志出席本次工作会议。
　　在这次会议上，厅领导要求全体律师充分认识到自己所肩负的责任与历史使命，在从事法律工作过程中，必须做到客观、公正，切实保障当事人的合法权益，不能有丝毫的渎职和玩忽职守。要把学习教育整顿工作与学习贯彻“三个代表”重要思想结合起来，积极开展批评与自我批评，讲求廉政，依法办事，杜绝使黑钱，行贿受贿的不良风气，切实维护司法公正。
　　通过开展上述一系列学习活动，事务所全体律师受到了深刻的教育，思想上有了很大的触动、工作中有了行动，增强了律师自我检讨、自我约束的责任心，律师的自律意识不断提升，提高了律师队伍的职业道德和执业素质，增强了合伙人团结合作的信念，坚定了合伙人把事务所“做强做大”的决心，真正做到了学习教育中见成效之目的。
　　二是本所根据《律师事务所业务学习制度》，每年定期举办律师职业道德和执业纪律总结会议，同时，为了摸清家底，找出存在的问题，及时消除潜在隐患，每年，由合伙人组成的检查小组都会开展自查自纠工作，重点检查内部管理及制度建设等情况。
　　在自查自纠过程中，我们针对每一项自查内容认真核查，发现问题，做好记录，并及时制订整改措施。比如，通过自查发现本所没有建立公示制度，自查后第二天，事务所马上召开合伙人会议，并及时制订了事务所公示制度，同时，在事务所互联网站及内部网站公示律师收费项目、标准及方式以及投诉电话、惩治委员会及监督机制、职业道德和执业纪律等内容，方便了广大客户的监督。
　　在律师自查方面，本所编制了《律师执业纪律评查表》和《律师自查表》，每年要求律师对照《律师和律师事务所违法行为处罚办法》及《律师职业道德和执业纪律》等有关规定据实填写，同时，要求每个律师写出思想小结或自我剖析，重点查找自身的执业观是否正确，执业规则意识是否淡薄；对待委托人是否存在虚假承诺、玩忽懈怠；是否存在跨所执业、私自收费等问题。　
　　为了确保检查工作务实有效，本所对每一位律师送交的《律师执业纪律评查表》和《律师自查表》均进行全面的核查和评审，并出具了客观、真实的鉴定意见，同时，我们把律师自查及鉴定意见作为律师档案的一部分存放到事务所的人事信用档案。
　　通过开展自查自纠工作，提高了律师的自律、守法意识，端正了律师服务态度，提高了律师政治素质和职业修养，更加明确了本所律师的努力方向。
　　三是积极开展内部查处工作，杜绝违法违纪行为，营造本所健康的执业氛围。
　　为了认真落实省厅关于查处违纪案件、违法执业的文件精神，本所专门成立了纪律委员会，每年负责查处本所内部是否存在违纪案件，重点检查内部管理以及律师执业纪律遵守情况。对于有投诉的一查到底，做到件件有记录、有调查、有结果、有交待。
　　如2004年度发生两例当事人投诉本所律师和行政人员服务态度不够端正的案例。本所纪律委员会接到当事人投诉后极为重视，并于当天由纪律委员会组成调查小组了解真实情况，对两位同志进行了严肃的批评教育，并责令两位同志向当事人真诚道歉，两位当事人对本所的认真负责精神及处理意见表示十分满意。
　　为营造本所健康的执业氛围，2004年以来，我们加大力度健全事务所律师服务质量跟踪反馈机制，加强监督管理，并认真做好了以下工作：
　　首先是加强请示报告工作。如发现本所律师有严重违规行为，及时将有关情况书面报告省厅及省律师协，并依法作出处理；
　　其次是对于省厅或省律协要求协助调查的投诉案件，本所在规定时间内将调查情况书面报告律师管理部门，如出现严重且被司法行政机关及律师协会给予行政处罚或行业处分案件，本所将及时责令受处罚（处分）的律师提交书面检查，报律师主管部门备案。
　　第三是强化本所的自律管理职能，加强对律师个人执业行为的监管，凡发现有违反本所章程及内部管理规定的，经纪律委员会调查及合伙人会议决议，对轻微违规人员将给予训诫、所内检讨、通报及除名等处理，对依照行业规范和法律、法规必须予以处分或处罚的，本所将报请律师主管部门严肃处理。
　　四是加强了律师收案和办案质量的监督和检查，杜绝了各种可能出现的违法违纪的行为。多年来，本所一直以外树形象作为事务所的重要工作来抓，并坚持监督和检查制度，保证每位律师做到严格遵守职业道德和执业纪律。全体执业律师不管案件大小、收费多少，均能自觉接受委托，依法办案，以高度的责任心为当事人提供优质、高效的法律服务。至今为止，未发现本所律师严重违反职业道德和执业纪律的情况。
　　五是加强专职律师在聘用期内的管理和教育工作，特别对新来的律师、实习律师，合伙人均要组织他们认真学习和遵守本所规章制度、遵守律师职业道德和执业纪律，同时，加强日常监督和管理，至今为止，本所没有发生一宗新来律师、实习律师违法违纪案例。
　　另外，为了规范律师的执业行为，端正律师及行政人员的服务态度，本所还建立了政治学习制度，加强行业规则、职业道德和执业纪律的学习，把教育整顿工作和“三个代表”重要思想结合起来，培养员工廉洁自律、遵纪守法、勤勉尽职、努力向上的道德品质。
　　
　　四、严格按照全国优秀律师事务所的要求，规范标志、标识，对外统一形象。
　　按照省律师协会关于开展评定“全国优秀律师事务所”活动的文件要求，本所加强业务管理和制度建设，在规范基础管理工作等方面做了大量工作，取得了一定的成效。
　　自本所成立以来，我们在品牌化、规模化的经营中，建立和完善了科学的管理机制，提倡礼待同行，团结协作，优化服务，在维护公平、公正、有序的市场经济和法治民主，维护社会稳定、化解社会矛盾等方面发挥了重要的作用，提高了事务所的公信力，树立了本所良好的社会形象。
　　2004年度，本所严格按照全国优秀律师事务所的要求，在规范基础管理工作等方面做了大量积极的工作：
　　1、规范业务操作规程：历年来，本所在办理各类法律事务过程中，积累了丰富经验，为了使这些经验系统化、规范化，本所在收集和整理相关资料的基础上，进一步完善了《律师法律顾问工作规程》、《律师办理民事案件规范》、《律师办理刑事案件规程》、《律师参与仲裁规则》等业务规则。
　　2、规范法律文书、内部文件格式：多年来，本所在办理法律事务、行政办公事务过程中，初步形成了一整套规范性的文书格式，2004年，本所在原有基础上进一步完善了各类文书格式，包括民事委托代理合同、刑事委托代理合同、常年法律顾问合同、专项法律顾问合同、法律意见书、民事授权委托书、刑事授权委托书、律师收案登记表、问题报告单、文书草案审批表、合伙人会议决议、会议纪要、文件签收表、文件送达回证表、图文传真首页、行政办公物品购置审批表、咨询案件情况登记表、事务所信笺、介绍信、事务所简介、合伙人会议签到登记表、事务所管理手册等几十种规范性格式文件。
　　3、规范标志、标识：本所成立初期，就十分注重律师事务所形象建设，投入大量资金聘请专业设计公司按照“CIS”设计理念，从标志、信纸、信封、名片、文件袋等统一风格、统一基本色，目的是让社会各界便于识别本所的标志，以利于本所的形象推广。

　　五、进一步完善了网络信息平台和自动化办公管理体系，办公条件和办公效率明显提高。
　　历年来，本所极为重视网络信息平台和自动化办公管理体系的建设，并投入大量人力、物力加以完善，功能上有了进一步的拓展。到目前为止，本所完成了内部自动化办公平台、外部互联网站以及短信息发送平台。
　　1、内部办公平台。目前，这个办公平台集合了案件管理、北大法规查询、法律文书格式文件库、人事管理、案件计费等五大系统，本所律师通过这个自动化办公平台，可以全面实现案件管理、法律法规查询、法律文书格式文件下载、人事资料录入及管理、案件快速计费及律师业务资料的传输和备份，确保了律师在从事法律事务过程所涉及的相关工作中变得更方便、更快捷，效率更高。
　　2、外部互联网站。为了突出本所良好的社会形象，2003年，本所投入力量对外部网站进行全新改版，并于2004年1月正式投入使用，新的网站增设了律师说法、监督机制、学习园地、国信论坛、管理架构、核心文化、友情链接等重要栏目，使网站的结构和内容更丰富、更生动、更具特色。新的网站更有利于宣传和树立本所良好的社会形象，使社会各界对本所的认识更全面，进一步拓宽了本所与外界（客户）之间的业务联系，同时，作为本所的文化宣传窗口，她也是本所律师重要的学习园地和宣传阵地。
　　3、短信息发送平台。为了及时向本所律师传递重要信息，密切本所与广大客户的关系，2004年，本所建立了短信息发送平台，并在实际使用中发挥了积极作用。借助这个平台，我们将本所的紧急通知、重大法律法规出台的提示、节日问候等重要信息在第一时间同时发送到全体律师或客户手机，使他们及时了解各类信息，跟进有关事宜。此举既节约了办公成本，减轻了劳动强度，又避免了工作盲点，极大提高了本所行政办公管理工作效率。

　　六、加强本所文化建设、弘扬爱心，树立律师良好的社会形象。
　　本所在发展过程中，充分认识到文化建设对事务所建设的重要作用, 一向注重文化建设，努力营造一种积极务实、健康向上的氛围，一点一滴培养事务所的核心文化。本所于1998年创办《国信评论》杂志以来，定期出版，是律师行业较早创办此类内部刊物的事务所之一。《国信评论》主要内容是树立和强化事务所的经营理念，展示本所律师的风采，是律师进行业务学习、研讨的文化园地，《国信评论》作为本所文化窗口，鼓励律师通过发表文章、撰写专著提高自身理论水平，同时，我们还专门设立奖励基金用于奖励发表文章、出版著作的律师。几年来，本所已累计在各类杂志、报刊发表文章超过一百多篇，出版专著两本。本所积极倡导“以人为本”，努力营造健康向上的精神风貌以及和谐的工作氛围，设立了体育项目基金，定期举办各种体育活动，如足球、网球、乒乓球、羽毛球等，使律师在紧张工作之余享受轻松活泼的生活乐趣。
　　同时，本所还建立了科学的激励机制、分配机制以及晋升为合伙人的发展机制。从2004年起，本所每年从事务所经营总收入提取一定比例的资金作为事务所的发展基金，专项用于员工奖励经费、公益事业活动经费、体育活动经费、旅游活动经费等项目的支出。同时，为了防范律师事务所经营风险和律师执业风险，本所每年从经营总收入提取一定比例的资金作为本所的风险基金。
　　此外，本所还建立了科学的培训机制，由分管人力资源管理的合伙人负责制订科学的培训计划，对新加盟本所律师进行一系列的岗位培训，主要培训内容为礼仪形象、制度执行、执业纪律及职业道德、信息服务（如内部办公系统的使用）、业务知识（如收案登记管理，结案归档管理流程等）。同时，结合本所的业务特色和业务需要，由分管人力资源管理的合伙人制订人才招聘计划、和人才储备计划，选送律师参加国内高级研修班，推荐律师到国外去学习和培训，以便培养和吸收更多高素质的法律专业人才。
　　本所一直注重热心公益事业，积极鼓励律师参与社会公益活动。
　　多年来，本所以高度的责任心积极参与各项公益活动。2002年，本所为“助残工程”、“黄帝陵修复工程”等项目共捐款7万多元；2003年，本所律师为抗“非典”等项目共捐款数万元；2004年，本所积极参与捐资助学活动，共有10多律师和行政人员自愿参与捐款，每年为内蒙古天山区小学22名特困户小学生捐款数千元学费；2005年，本所律师积极响应市律师协会党委的号召，共为海啸受灾地区捐款数万元，谱写了本所律师弘扬爱心、热心公益的美好篇章。
　　上述是关于本所在发展过程中的一些具体做法或者说是规范管理的一些经验之谈，鉴于本所发展历程较短，难免在规范管理方面存有不足。毋容置疑，律师事务所的健康发展、做强做大，离不开科学、规范的管理，没有实现真正意义上的规范管理，什么创品牌、树口碑都是一纸空文。然而事实上，律师事务所的规范管理并不是一件简单的事情，它是一项复杂、细致的系统工程，涉及的内容十分琐碎，它需要事务所投入很多的时间和精力，将各个管理环节予以制度化、科学化、程序化和标准化，并将整个管理理念真正灌输到每一个律师心中。值得欣慰的是，本所在多年的发展历程中，一直注重规范管理，依法治所的经营理念，并积累了宝贵的管理经验，为事务所的健康发展奠定了坚实的基础。
　　今后，本所将更加珍惜司法部授予的“部级文明律师事务所”和律师行业协会颁发的“规范管理奖”这两项殊荣，按照规范管理建设年的标准和要求，积极落实“规范管理，依法治所”的方针目标，努力贯彻“打造一流品牌”的经营理念，健全和落实民主监督机制和各项管理制度，同时，继续致力于吸收先进的管理经验和高素质的专业人才，在服务方式、服务质量和服务领域上积极探索，不断创新，努力提高事务所的服务质量和服务水平，确保为社会各界提供完善、高效、优质的法律服务。